Для работодателей: +7 (812) 909 51 62
Для соискателей: +7 (812) 904 19 70
Офис: +7 (812) 644 51 14

Кадровый аудит

Аудит кадровых служб компаний, проверка соответствия кадрового учёта, делопроизводства и документооборота требованиям действующего законодательства, постановка работы кадровых служб с «0», подготовка необходимых внутренних регламентов по управлению персоналом, обучение кадровых работников Заказчика, сопровождение и консультации в области учета, оценки, адаптации и увольнения кадров. Пример отчёта.


Aудит кадрового делопроизводства и документооборота в компании «А-XYZ»

В соответствии с техническим заданием по договору №25-3 от 15 июня текущего года был проведен аудит кадрового делопроизводства и документооборота в компании «А-XYZ». Штатная численность персонала компании – 220 чел. В службе персонала работают 2 сотрудника: менеджер по персоналу и специалист по персоналу. При нормативной численности 1 сотрудник службы персонала на 100 работников компании, численность службы персонала достаточна для обеспечения всего объема работы по функционалу, установленному в компании для этого подразделения. Результаты аудита и предложения по устранению недостатков представлены ниже.

Описание текущей ситуации и предложения по изменению

1. Внутренние нормативные и кадровые документы

В службе персонала имеются в наличии и используются в работе:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • трудовые договора (шаблоны) для работающих в режиме пятидневной рабочей недели, работников сменной работы, работающих по совместительству;
  • график отпусков;
  • Положение о премировании сменного персонала производства.

Что можно улучшить? Для полной внутренней нормативной базы организации кадровой работы в компании недостает следующих внутренних нормативных документов:

  • Положение о коммерческой тайне и приложение к Положению – Обязательство о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну или Соглашение о конфиденциальности (в настоящее время в трудовом договоре работники расписываются за то, что ознакомлены с Соглашением о конфиденциальности, но реального текста соглашения работникам не предоставляется).
  • Положение о персональных данных работника – необходимо иметь в службе персонала это положение, которое определяет состав личного дела работника и порядок сбора, хранения и предоставления информации о работниках. Положение отвечает на регламентацию обработки персональных данных работника Трудовым кодексом РФ (глава 14 ТК РФ).
  • Должностные инструкции разработаны не на все должности штатного расписания (в настоящее время в трудовом договоре работники расписываются за то, что ознакомлены с должностной инструкцией, но для ознакомления должностная инструкция работникам не предоставляется). Возможен 2-й вариант решения этого вопроса: не разрабатывать должностные инструкции, а вносить в трудовые договора сотрудников в раздел «Обязанности работника» — рабочие функции и должностные обязанности (сейчас обязанности общие для всех, например, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и должностную инструкцию, обеспечивать сохранность документации и т.п.).

2. Прием на работу.  При приёме на работу:

  • сотрудник знакомится с Правилами внутреннего трудового распорядка;
  • с ним заключается трудовой договор в 1 экземпляре;
  • заполняется заявление о приёме на работу;
  • издается приказ о приеме на работу (унифицированная форма Т-1);
  • заполняется заявление о льготном налогообложении;
  • снимаются копии с предоставленных документов: паспорт, диплом об образовании, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе ИНН, свидетельства о рождении детей (до 18 лет) и свидетельство о расторжении брака — для льготного налогообложения;
  • оформляется личная карточка формы Т-2 на каждого сотрудника.

Что можно улучшить? При приеме на работу сотрудника:

  • выдавать работнику его экземпляр трудового договора (как этого требует закон), т.е. подписывать при приеме на работу 2 экземпляра трудового договора (после утверждения всех документов;
  • подписывать Обязательство о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну компании или Соглашение и конфиденциальности;
  • утвердить перечень документов личного дела и формировать личные дела сотрудников (личное дело сейчас – это карточка T-2 и копии документов, предъявляемые при приеме на работу);
  • знакомить работника под роспись с Положением о персональных данных работника.

3. Увольнение сотрудников. При увольнении сотрудника:

  • издается приказ об увольнении (унифицированная форма Т-8) на основании личного заявления сотрудника;
  • подписывается обходной лист (передача дел, сдача спецодежды, подотчетного материала, страхового полиса и пропуска);
  • вносится запись об увольнении в трудовую книжку работника;
  • трудовая книжка выдается сотруднику и он расписывается в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним и личной карточке Т-2.

Что можно улучшить? Все, что необходимо имеется. Обходной лист закон не приветствует, но его наличие упорядочивает процедуру увольнения сотрудников.

4. Трудовые книжки. Трудовые книжки сотрудников ведутся в установленном порядке:

  • после оформления сотрудника на работу делается запись в трудовой книжке или оформляется трудовая книжка для поступающих на работу в первый раз;
  • трудовые книжки регистрируются в Книге движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • трудовые книжки хранятся в металлическом сейфе службы персонала;
  • трудовые книжки выдаются на руки работникам по личному заявлению в случае оформления загранпаспорта или оформления пенсии;
  • в других случаях выдаются заверенные службой персонала ксерокопии по заявлению сотрудника.

Что можно улучшить? Все, что необходимо имеется.

5. Приказы по личному составу оформляются в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства, нумеруются и регистрируются в соответствующих журналах.

Что можно улучшить? Все, что необходимо имеется.

6. Учет использования рабочего времени производится путем оформления табеля (унифицированная форма Т-13).

Что можно улучшить? Все, что необходимо имеется.

7. Отпуска работникам. В кадровой службе имеется график отпусков с распределением отпусков работников на календарный год по месяцам. Отпуска предоставляются по согласованным личным заявлениям сотрудников путем издания приказа о предоставлении отпуска (унифицированные формы Т-6, Т-6а).

Учитываю специфику работы компания вряд ли сможем извещать работника о времени начала отпуска не позднее, чем за 2 недели до его начала, как того требует ст. 123 ТК РФ, силу специфики распределения отпусков по месяцам (а не по датам) и в силу большой изменчивости производственной ситуации в компании.

Что можно улучшить? Все, что необходимо имеется. Точное соблюдение ТК в процедуре предоставления отпусков очень сложно выполнить на практике, но этот вопрос не вызывает напряжения во взаимоотношениях работников и работодателя.

8. Больничные листы

Больничные листы оформляются согласно действующему законодательству.

Что можно улучшить? Изучить вопрос об исчислении непрерывного трудового стажа для оплаты больничного женщинам, имеющих детей в возрасте до 14 лет. Считать непрерывный стаж для женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет, не только основе трудовой книжки, но и свидетельства о рождении детей, если трудовая книжка не позволяет учесть периоды увольнения «по уходу за ребенком в возрасте до 14 лет». В настоящее время многие сотрудницы компании, имеющие детей в возрасте до 14 лет, проигрывают в оплате больничного, если на предыдущих местах работы им не сделали в их трудовой книжке запись увольнения по уважительной причине «по уходу за ребенком до 14 лет».

9. Регистрация и учет документов. В службе персонала ведутся следующие журналы (книги):

  • журнал регистрации приказов о приёме на работу,
  • журнал регистрации трудовых договоров;
  • журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска сотрудникам;
  • журнал о регистрации приказов о внутреннем перемещении;
  • журнал о регистрации приказов о расторжении трудового договора;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в ним.

Что можно улучшить? В соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации (утв. Росархивом 06.10.2000), в кадровой службе должна вестись книга (журнал) учета личных карточек Т-2, имеющая срок хранения 75 лет.

15. Предложения по текстам документов

15.1. Правила внутреннего трудового распорядка

Действующие Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Противоречия (статьям Трудового кодека РФ и т.п.) Предлагаемый вариант текста Правил внутреннего трудового распорядка ПВТР
п. 9.1. …График отпусков составляется на каждый календарный год не позднее 1 января и доводится до сведения работников и администрации. ст. 122 ТК Очередность предоставления отпусков… в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым … не позднее чем за две недели до наступления календарного года. П.9.1. Работникам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней в соответствии с графиком отпусков. График отпусков Работодатель утверждает не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

15.2. Трудовой договор

Существующие в настоящее время пункты трудового договора Противоречия (статьям Трудового кодекса РФ и т.п.) Предлагаемый вариант текста ПВТР
п.3.3. Если Общество в последний день не предупреждает Работника о неудовлетворительных результатах испытания, Договор продолжает действовать в соответствии с п.2.1. (как заключенный на неопределенный срок). ст. 71 ТК. При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем за три дня … Убрать из текста трудового договора п. 3.3 и п. 3.5.
п. 4.1.2 на своевременную и в полном объеме выплату зарплаты в соответствии со штатным расписанием Кроме штатного расписания для части персонала имеется еще и Положение о премировании (премия – часть заработной платы) Из п. 4.1.2. убрать слова в соответствии со штатным расписанием.